Zawieszenie działalności

Szanowni Czytelnicy,

serwis ProBuyer w najbliższych miesiącach nie będzie aktualizowany. Serwis pozostanie dostępny dla czytelników, zarówno blog jak i Vademecum kupca. Nowe treści nie będą się jednak pojawiać regularnie, a wręcz bardzo sporadycznie. Mam nadzieję, że zmieni się to w roku 2017, ale na dzień dzisiejszy nie mogę niczego obiecać.

Z pozdrowieniami dla wszystkich Czytelników,

Wojciech Biszta

“Nie bij, wytłumacz” czyli o stylach negocjacyjnych

Od ponad roku, kiedy to kariera zawodowa zawiodła mnie do Stanów Zjednoczonych, obserwuję z dużym zainteresowaniem, jak zachowują się w kontaktach z dostawcami amerykańscy kupcy*. Z zawodowej perspektywy najbardziej interesuje mnie, na ile ich styl różni się od stylu kupców w Wielkiej Brytanii, Polsce czy Niemczech.

Zasadniczo wyróżnia się pięć podstawowych stylów negocjacyjnych:

  1. agresywny (czasami nazywany dominującym) – nastawiony na osiągnięcie własnych celów kosztem drugiej strony (win-lose); drugi uczestnik negocjacji jest postrzegany jako przeciwnik, a jego porażka jest w tej sytuacji nieodzowna dla naszego sukcesu
  2. partnerski (współpracujący) – opiera się na wspólnym szukaniu takich rozwiązań, które zapewnią sukces obu stronom (win-win); czasem mylony ze stylem kompromisowym
  3. kompromisowy – bazuje na wypracowaniu kompromisu, do którego potrzebne są ustępstwa po obu stronach; od stylu partnerskiego różni się tym, że głównym jego celem jest osiągnięcie porozumienia; strony mogą nie osiągnąć pożądanych wyników, jeśli poczynione przez nie ustępstwa są zbyt daleko idące
  4. akomodacyjny (dostosowujący) – polega na poczynaniu ustępstw tylko przez jedną, dostosowującą się stronę, w celu zaspokojenia potrzeb drugiej i zakończenia konfliktu (lose-win)
  5. unikający – styl charakteryzujący się unikaniem wyraźnych działań czy wręcz stosowaniem ucieczki; wynika on z przeświadczenia jednej ze stron, że prowadzenie negocjacji jest nieopłacalne, gdyż korzyści z porozumienia byłyby mniejsze niż koszty poniesione w trakcie udziału w negocjacjach (lose-lose).

Osobiście jestem zwolennikiem stylu partnerskiego, który na dłuższą metę uważam za najbardziej produktywny. Nie należy jednak postrzegać żadnego z nich pejoratywnie – w określonych okolicznościach każdy z powyższych stylów ma zastosowanie i może być skuteczny. Ważnym jest, żeby w trakcie przygotowań do negocjacji określić, jaki styl będzie w nich najefektywniejszy.

Interesującą rzeczą jest, że moi amerykańscy koledzy, zapytani o swój styl negocjacyjny, na ogół uważają, że stosują również styl partnerski. W praktyce jednak uciekają się najczęściej do stylu dominującego. W ich ocenie, rozwiązania które ONI proponują drugiej stronie, są obopólnie korzystne, jednakże rzadko dają drugiej stronie szansę, żeby to potwierdziła lub zaprzeczyła. W rozmowach kuluarowych o przebiegu negocjacji otwarcie mówią, że jeśli dostawca nie przystanie na ich propozycję, to powiedzą mu, żeby szukał szczęścia gdzie indziej. Nie pomaga im w tym zapewne fakt, że nasz obrót z większością dostawców liczy się w milionach dolarów i niewielu kontrahentów może sobie pozwolić na utratę naszej firmy jako klienta, ale nie zmienia to faktu, że mogliby osiągać znacznie więcej gdyby naprawdę poszukiwali wspólnie z dostawcami obopólnych sukcesów. Zapewne musieliby wówczas nieco rzadziej negocjować, bo obopólnie korzystne umowy nie muszą być bezustannie renegocjowane.

* – moje obserwacje nie są próbą generalizacji, ale opisem zachowań grupy amerykańskich kupców, z którymi mam do czynienia w codziennym życiu

O popycie i podaży

Podczas podróży służbowych po Stanach Zjednoczonych natknąłem się na zjawisko wcześniej znane mi jedynie z książek, zwane z angielskiego overbooking*. Polega ono na tym, że linie lotnicze na popularnych kierunkach sprzedają często więcej biletów niż jest siedzeń w samolocie. Np. na samolot, w którym jest 120 miejsc, sprzedaje się 125 biletów. Ktoś mógłby pomyśleć, że to scenariusz rodem z Ryanaira, ale okazuje się, że nie, jest to normalne zjawisko biznesowe, wynikające z praw popytu i podaży. Prawo zezwala na sprzedaż większej ilości miejsc niż pojemność samolotu, gdyż statystycznie pewien odsetek pasażerów nie pojawia się na czas na lotnisku. Otóż więc jeśli linia lotnicza widzi, że na lot na danym kierunku danego dnia i o danej godzinie występuje nadpopyt, to świadomie sprzedaje na ów lot dodatkowe bilety – po odpowiednio wysokiej, wynikającej z nadpopytu cenie. Dajmy na to, że ostatnich pięcioro pasażerów płaci po 1000 dolarów każdy. Przed rozpoczęciem lotu, obsługa linii lotniczej informuje pasażerów o zaistniałej sytuacji i oferuje pierwszym pięciu ochotnikom, że jeśli zgodzą się polecieć innym lotem, to nie tylko ich bilety zostaną zmienione za darmo, ale dostaną po 200 dolarów każdy.

Co się okazuje? Wyłączając sytuacje krytyczne (podróż na święta, konieczność dotarcia na miejsce o określonym czasie), zawsze znajdują się ochotnicy na inny lot. Nawet, jeśli nie zgodzą się na zmianę rezerwacji za 200 dolarów, to łamią się przy 300, 400 albo 500. Linii lotniczej się to opłaca, bo więcej zarabia na nadprogramowych miejscach niż musi zapłacić ochotnikom. Tym drugim też się to opłaca, bo jeśli nie mają ograniczeń czasowych, to za cenę kilku więcej godzin spędzonych na lotnisku zyskują spore kieszonkowe.

Ciekawe jest również to, że linie lotnicze próbują sobie również kreatywnie radzić z problemem nadpodaży. Kierunki, które są mało oblegane, wykorzystuje się więc jako kierunki “przesiadkowe”, oferując je za niższą cenę tym pasażerom, którzy próbują się dostać gdzieś dalej, ale są skłonni za niższe pieniądze na przesiadkę. Linia lotnicza zwiększa w ten sposób obłożenie mniej popularnego kierunku, a pasażerowie, którzy się nie śpieszą, mogą dotrzeć na miejsce znacznie taniej. Dla przykładu: parę miesięcy temu leciałem z Filadelfii do Chicago. Lot bezpośredni (2 godziny) kosztował 500 dolarów, jednakże gdybym zgodził się na przesiadkę w Detroit (4 godziny łącznie), to zapłaciłbym jedynie 200 dolarów (za 2 loty, Filadelfia-Detroit i Detroit-Chicago). Raz proponowano mi lot z Filadelfii do Toronto przez Dallas!

* – overbooking występuje również w Europie, jednak na o wiele mniejszą skalę, niż w USA

O złudzeniach optycznych

Tytuł nasunął mi się w czasie, kiedy czytałem o anomalii grawitacynej w Karpaczu (nota bene bardzo ciekawe zjawisko, polecam odwiedziny, jeśli zaniosą kogoś wakacyjne plany w stronę Karkonoszy). Nie zdradzając do końca tajemnicy rzeczonej anomalii, napiszę tylko, że ma ona podobnież związek ze złudzeniem optycznym. Ale co to ma do rzeczy w kontekście zakupów?

Jedną z ważniejszych zasad w negocjacjach jest ta, żeby nasze propozycje były stosunkowo najbardziej wartościowe dla drugiej strony, jednocześnie będąc stosunkowo jak najmniejszym obciążeniem dla nas. Prześledźmy poniższe dwa przykłady:

  • Nasza firma ma dobrą płynność finansową, a nawet nadwyżki kapitału. Jednocześnie wiemy, że dla dostawcy istotny jest krótki termin płatności, bo jego sytuacja finansowa nie wygląda najlepiej. Mamy w takiej sytuacji dobrą kartę przetargową, którą należy możliwie najlepiej wykorzystać w toku negocjacji. Dla nas skrócenie warunków płatności nie jest problemem, a dla dostawcy będzie dużym osiągnięciem.
  • Nasza firma cieszy się dużym prestiżem na rynku, a dostawca próbuje zbudować portfolio klientów z wyższej półki. Pyta on nas w trakcie negocjacji, czy jeśli zostanie naszym dostawcą, to bylibyśmy skłonni udzielić mu referencji. Tutaj również zyskujemy mocną kartę przetargową, która jednak nic nas nie kosztując, jest bardzo cenna dla drugiej strony.

Istotną rzeczą jest, żeby odpowiednio taką kartę przetargową wykorzystać. Często popełnianym błędem jest oferowanie rzeczy, które są dla nas małymi albo wręcz żadnymi ustępstwami, bez uprzedniego zastanowienia się, jak cenne będą one dla naszego partnera w negocjacjach. Tymczasem sztuką jest możliwie dokładne określenie wartości danego ustępstwa dla drugiej strony i takież jej postrzeganie. W toku negocjacji możemy pomóc sobie w zrozumieniu prawdziwej wartości naszych propozycji dla drugiej strony następującymi pytaniami:

  • dlaczego jest to dla Państwa ważne?
  • co chcą Państwo przez to osiągnąć?
  • jakie znaczenie ma dla Państwa taka propozycja?
  • jak nasza propozycja wpłynęłaby na Państwa ofertę?

Należy przy tym zaznaczyć, że subiektywne postrzeganie wartości propozycji może działac w dwie strony. Może również więc dojść do sytuacji, kiedy w naszym mniemaniu proponujemy drugiej stronie coś bardzo atrakcyjnego (z naszego punktu widzenia), ale dla niej ma to żadną albo znikomą wartość. Na przykład oferowanie wydłużenia terminu realizacji zamówienia dostawcy, który ma duże nadwyżki magazynowe raczej nie zrobi na nim większego wrażenia (podczas gdy mogłoby zrobić wrażenie na dostawcy, który ma napięte moce przerobowe). To właśnie jest tytułowe złudzenie optyczne.

Po długiej przerwie…

Uff, to była najdłuższa przeprowadzka na świecie… Spieszę przy tym zapewnić, że nie trwała 13 miesięcy – nawet statkiem można do Stanów Zjednoczonych dotrzeć szybciej. Z uwagi jednak na natłok spraw zawodowych i osobistych, jak również pewne komplikacje techniczne (o których za chwilę), dopiero dziś udało mi się znów coś napisać. Zapewniam jednak tych z Państwa, którzy nowych treści są spragnieni, że w najbliższych tygodniach teksty będą się tu pojawiać regularnie. Nie wiem, czy to będzie dobra zmiana, ale może zmiana na lepsze…

A co do komplikacji technicznych, to zostały one ostatecznie przezwyciężone, mimo że przez jakiś czas serwis Probuyer zniknął całkowicie z łączy internetowych. Nie będę się rozwodził nad przyczynami, ale dołożę wszelkich starań, żeby podobna sytuacja nie miała więcej miejsca.

Wojciech Biszta

Przeprowadzka

Szanowni Państwo,

w najbliższych miesiącach działalność bloga ProBuyer będzie mocno ograniczona. Z uwagi na nowy projekt zawodowy, wiążący się z przeprowadzką za wielką wodę, będę miał rzadziej możliwość publikowania nowych tekstów. Z drugiej strony będą jednak one wzbogacone o nowe doświadczenia z rynku północnoamerykańskiego.

Pozdrawiam wszystkich czytelników,

Wojciech Biszta

Nakorzystniejsze warunki dostawy

Ktoś zapytał mnie ostatnio, jakie warunki dostawy są nakorzystniejsze. Czy lepiej kupować ex-works (EXW), czy z dostawą do magazynu (DDP lub DDU), czy może na jeszcze innych warunkach. Rzecz w tym, że nie ma jednych, najkorzystniejszych warunków dostawy. To, jakie warunki wybrać, zależy przede wszystkim od charakteru i wielkości naszych dostaw. Np. w sytuacji, kiedy będziemy pozyskiwać duże ilości towaru (liczone w kontenerach), warto się zastanowić nad warunkami EXW. Z kolei jeśli nasze zakupy od dostawcy zagranicznego będą sporadyczne i mamy na głowie wiele innych spraw, może się okazać, że lepiej jest płacić za cenę z dostawą do magazynu i po odprawie celnej (DDP). Warunki dostaw będą też zależeć od możliwości dostawcy – np. czy ma możliwość organizacji transportu do naszego magazynu czy też odprawy celnej towaru. Ważne jest, żeby kupiec zdawał sobie sprawę z istnienia Incoterms i stosował je stosownie do okoliczności.

Więcej o warunkach dostaw można znaleźć tutaj.

Czy najniższa cena jest zawsze najlepsza?

Postępowania ofertowe często oceniane są tylko na podstawie kryterium ceny. Nie ma w tym nic złego i w określonych okolicznościach jest to jak najbardziej uzasadnione. Jeśli chcemy nabyć towar lub przedmiot ogólnie dostępny, którego parametry wyznacza rynek, a w dodatku nie zależy nam na czasie, to cena będzie podstawowym kryterium wyboru. Może tak być np. w sytuacji, kiedy rozstrzygamy postępowanie ofertowe na dostawy kruszywa lub piasku do budowy dróg.

Z drugiej zaś strony często kupiec znajduje się w sytuacji, kiedy branie pod uwagę jedynie ceny nie wystarczy. Np. w poszukiwaniach części zamiennej do maszyny, która uległa awarii (a jednocześnie jest pilnie potrzebna), analizujący oferty będzie przyglądał się równie poważnie, jeśli nie poważniej, czasowi realizacji zamówienia. Ma to zresztą sens ekonomiczny – kupiec musi tu wyważyć między podwyższonym kosztem ekspresowej dostawcy, a kosztem przestoju maszyny.

Na ogół im bardziej złożony przedmiot postępowania ofertowego, tym bardziej skomplikowana jego analiza, a co za tym idzie, kryteria wyboru. Zamówienie o wartości liczonej w setkach tysięcy złotych nie może i nie powinno być oceniane wyłącznie poprzez pryzmat ceny – głównie dlatego, że w takich przypadkach znacznie ważniejsze są inne aspekty, takie jak np. doświadczenie w realizacji podobnych projektów, rekomendacje od innych klientów, udzielany na wykonanie okres gwarancji, serwis powykonawczy i wiele innych. Oczywiście, cena nadal powinna być brana pod uwagę (w praktyce zakupowej zaleca się, aby miała ona wagę ok. 50-60%), ale powinny towarzyszyć je odpowiednie, dobrane pod kątem specyfiki przedmiotu zakupu kryteria jakościowe.

Faktem, który często zdaje się umykać analizującym, jest to, że w sytuacji, kiedy wygrywa wykonawca tani, ale niezdolny do realizacji projektu (co niestety na ogół wychodzi po czasie), dochodzi do większej niegospodarności niż w sytuacji, kiedy zostałaby wybrana oferta droższa, ale od wykonawcy z odpowiednim doświadczeniem. Nie dość bowiem, że zamawiający musi przystać na warunki cenowe droższego wykonawcy (bo najtańszy mu uciekł, albo sobie nie radzi), to realizacja projektu może i na ogół ulega opóźnieniu.

Otwórzmy specyfikacje

Specyfikacja otwarta to taka, którą jest w stanie dostarczyć więcej niż jeden dostawca. Z drugiej strony specyfikacja zamknięta, to taka, której podołać może tylko jeden oferent.

Oczywiście, specyfikacja zamknięta jest rozbieżna z potrzebami kupca. Nikt z nas chyba nie chciałby być w sytuacji, kiedy nie mamy wyboru i musimy korzystać z usług dostawcy, na którego łaskę jesteśmy skazani. Oczywiście, kupiec nadal ma do swojej dyspozycji narzędzia, za pomocą których może próbować w takiej sytuacji swoje cele osiągnąć, ale jeśli wśród dostawców nie ma konkurencji, to zadanie stojące przed kupcem będzie przecież znacznie trudniejsze. Dodajmy do tego fakt, że w sytuacji skrajnej firma nasza może ryzykować swoją reputację (chyba nikt nie chciałby, żeby o jego firmie pisano w gazetach jako o tej, która ustawia przetargi), i widać jasno, że używanie w postępowaniach ofertowych specyfikacji zamkniętych jest praktyką nieopłacalną.

Może zdarzyć się też tak, że nasza specyfikacja pozornie wygląda na otwartą, ale przy bliższej analizie może się okazać, że nadal tylko wąska grupa dostawców jest w stanie jej powołać. Np. przy pozyskiwaniu aut służbowych jednym z parametrów technicznych są wąskie widełki wymiarów auta, pojemności skokowej silnika czy też niestandardowych elementów wyposażenia. Rolą i obowiązkiem kupca jest w takiej sytuacji dialog z twórcą specyfikacji i próba zrozumienia, z czego wynikają jego określone wymagania. Idealnie byłoby gdyby kupiec w tworzeniu specyfikacji uczestniczył (jeszcze lepiej, jeśli robi to po szybkim rozeznaniu sytuacji rynkowej). Może on wówczas wpływać na pozostałych uczestników procesu jej tworzenia i zadbać o to, aby w tymże procesie kreatywność i łatwość generowania potrzeb była zrównoważona przez analizę ekonomiczną.

 

„Nie” znaczy „nie”

Podczas jednego z wykładów, jakie prowadziłem tydzień temu na wrocławskiej Wyższej Szkole Bankowej, wywiązała się dyskusja na temat informowania dostawców, których oferty zostały w postępowaniu odrzucone, o wynikach. Padło m.in. pytanie, co zrobić w sytuacji, kiedy dostawca, którego właśnie informujemy o niepowodzeniu, powie nam, że ma dla nas jeszcze lepszą ofertę. Negocjować z nim dalej, czy nie?

Istnieje kilka powodów, dla których uważam, że na takie sygnały ze strony dostawcy nie należy reagować:

  1. W dobrze przeprowadzonym postępowaniu ofertowym dostawcy mają wystarczająco dużo czasu, żeby przeanalizować przedmiot postępowania, swoje koszty i uwarunkowania i zaproponować najkorzystniejsze oferty w trakcie tegoż postępowania. Ja osobiście, słysząc w takiej sytuacji, że dostawca nagle ma dla nas „jeszcze lepszą ofertę” podejrzewałbym, że próbuje on wszelkimi sposobami oddalić od siebie moment porażki. Nie ma w tym nic złego, w końcu pracował on ciężko, żeby postępowanie ofertowe wygrać; może też obawiać się reakcji swoich przełożonych lub być pod presją wyników, której efektem będzie taka jego reakcja. Nie zmienia to jednak faktu, że jest mało prawdopodobne, że jest on nam w stanie złożyć nam na tyle dobrą ofertę, żeby zmienić naszą decyzję (lub próbuje „kupić” nasze zamówienie – tzn. składa ofertę tylko po to, żeby pozyskać nasze zamówienie, ale przy pierwszej okazji będzie starał się zarobić na nas dodatkowe pieniądze w inny sposób).
  2. Kupiec nie podejmuje raczej decyzji o wyborze konkretnej oferty pod wpływem impulsu, ale wnikliwej i systematycznej analizy. Nie warto moim zdaniem zaprzepaszczać wielu godzin swojej pracy tylko dlatego, że dostawca nagle sięga po „królika z kapelusza”.
  3. Nawet w sytuacji, kiedy dostawca rzeczywiście jest w stanie przedstawić nam tańszą ofertę, a nie robił tego wcześniej, aby w swoim mniemaniu nie proponować nam zbyt wiele od razu, miałbym poważne wątpliwości co do tego, czy mogę takiemu partnerowi handlowemu zaufać. Nie chciałbym raczej nadmiernie polegać na kimś, kto szuka każdej okazji, żeby mnie przechytrzyć. Wolę współpracę z dostawcami, którzy preferują w biznesie partnerstwo. Np. z tym, którego ofertę wybrałem na zakończenie postępowania.

Osobiście w takich sytuacjach dziękuję dostawcy za sygnał, że może być on jeszcze bardziej konkurencyjny i zapraszam go do oczekiwania na następne postępowanie, w którym będzie on mógł ponownie przekonać mnie, dlaczego jego oferta jest najlepsza.